2016年7月11日 星期一
“詢(xún)價(jià)(Request for Quotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò )供應商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供應商來(lái)說(shuō)比較不會(huì )有問(wèn)題。但是在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)，對于那些不屬于標準品的部分，詢(xún)價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來(lái)方便其報價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應商各說(shuō)各話(huà)，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢(xún)價(jià)時(shí)所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢(xún)價(jià)文件可幫助供應商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報價(jià)。一個(gè)完整的詢(xún)價(jià)文件至少應該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。
一、詢(xún)價(jià)項目的“品名”與“料號”
首先，詢(xún)價(jià)項目的“品名”以及“料號”是在詢(xún)價(jià)單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來(lái)稱(chēng)呼所報價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買(mǎi)賣(mài)雙方在日后進(jìn)行后續追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶(hù)中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動(dòng)輒多達十多個(gè)位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個(gè)位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號。品名的書(shū)寫(xiě)應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類(lèi)為佳。
二、詢(xún)價(jià)項目的“數量”
通常供應商在報價(jià)時(shí)都需要知道買(mǎi)方的需求量，這是因為采購量的多寡會(huì )影響到價(jià)格的計算。數量資訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等級的需求數量”，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數量”；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應商分析其自身產(chǎn)能是否能應付買(mǎi)方的需求。
在詢(xún)價(jià)時(shí)買(mǎi)方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無(wú)法得到好價(jià)格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時(shí)，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購后，無(wú)法達到報價(jià)的預期數量時(shí)，供應商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對客戶(hù)的服務(wù)，或停止供應，到頭來(lái)得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實(shí)在的與供應商溝通，同時(shí)采購也可拿出市場(chǎng)預測來(lái)說(shuō)服供應商，如此才能達到長(cháng)期配合、持續供貨的目的。
三、詢(xún)價(jià)項目的“規格書(shū)”
規格書(shū)是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應一并在詢(xún)價(jià)時(shí)注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語(yǔ)文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語(yǔ)言英文的譯名，以雙語(yǔ)(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢(xún)問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過(guò)，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。
四、詢(xún)價(jià)項目的“品質(zhì)”要求
表達詢(xún)價(jià)項目品質(zhì)規范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數種方式來(lái)進(jìn)行。
A. 品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時(shí)間、降低采購花費，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗的手續，因為只需確認產(chǎn)品的標示即可。不過(guò)，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購買(mǎi)數量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有利。
B. 或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價(jià)也應在詢(xún)價(jià)時(shí)注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C. 商業(yè)標準(Commercial Standard)：商業(yè)標準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質(zhì)上的誤解。
D. 材料與制造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規時(shí)，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以注明。
E. 性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類(lèi)型規格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來(lái)解決。
F. 工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來(lái)描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
G. 市場(chǎng)等級(Market Grade)：通常用于商品如木材、農產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場(chǎng)等級的劃分界線(xiàn)無(wú)法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會(huì )被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級的能力。
H. 樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買(mǎi)方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場(chǎng)等級的要求上使用的比較普遍。
I. 工作說(shuō)明書(shū)(Statement Of Work, SOW)：主要使用于采購服務(wù)項目類(lèi)如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說(shuō)明書(shū)除了應該簡(jiǎn)單明了外，對于所應達到的工作品質(zhì)也應盡量以量化的方式來(lái)規范其績(jì)效的評估。工作說(shuō)明書(shū)的內容必須能保障買(mǎi)方能獲得滿(mǎn)意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應商來(lái)發(fā)揮創(chuàng )造工作上的附加價(jià)值。
五、詢(xún)價(jià)項目的“報價(jià)基礎”要求
“報價(jià)基礎”通常包括報價(jià)的“幣值”與“貿易條件”，國內買(mǎi)賣(mài)比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以“出廠(chǎng)價(jià)”就是以“到廠(chǎng)價(jià)(運費是否內含則另議)”來(lái)計算。國際貿易就比較復雜，報價(jià)幣值方面供應商多半以美元為計價(jià)基礎，至于是否以采購當地幣值計價(jià)，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work(工廠(chǎng)交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運保費在內交貨)等，在不同條件下，買(mǎi)賣(mài)雙方所負擔的責任風(fēng)險是不同的。FOB條件下，賣(mài)方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣(mài)方必須負擔裝船的風(fēng)險，但買(mǎi)方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣(mài)方除了必須負擔裝船的風(fēng)險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價(jià)自然要較以FOB條件的報價(jià)高，買(mǎi)方在詢(xún)價(jià)時(shí)必須祥加注明。
六、買(mǎi)方的“付款條件”
有關(guān)付款條件，雖然買(mǎi)賣(mài)雙方都有各自的公司政策，買(mǎi)方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣(mài)方當然是認為愈早愈好。買(mǎi)方有義務(wù)讓賣(mài)方了解其公司內部的標準付款條件(在采購模具時(shí)，通常有“階段性付款”的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%)，賣(mài)方也可在報價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買(mǎi)賣(mài)雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買(mǎi)方市場(chǎng)時(shí)，在競爭性市場(chǎng)中供給超過(guò)需求，貨品和/或勞務(wù)可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟力量?jì)A向于導致價(jià)格接近于采購的預估價(jià)值，買(mǎi)方通常能以較優(yōu)的付款條件來(lái)要求賣(mài)方配合，如“記帳方式(O/A)”，T/T60天甚至90天。但處于賣(mài)方市場(chǎng)，因為需求超過(guò)供給甚多，情況則恰好相反。賣(mài)方一般會(huì )選擇較短的付款期來(lái)要求買(mǎi)方，如選擇“貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )”或“預付貨款(T/T in advance)”。
另外，對于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計算的“付款起算日”，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發(fā)票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來(lái)起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)如果國外買(mǎi)主的認定為抵達日(Arrival Date) 甚或到廠(chǎng)日 (Receiving Date) 為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買(mǎi)賣(mài)雙方均不可不慎。
七、詢(xún)價(jià)項目的“交期”要求
交期的要求包括買(mǎi)方對采購產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣(mài)方需要多少時(shí)間來(lái)準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應商雖然可依買(mǎi)方的要求來(lái)配合，不過(guò)交期的長(cháng)短關(guān)系著(zhù)采購產(chǎn)品的價(jià)格，買(mǎi)方應視實(shí)際需要來(lái)提出要求，而非一味的追求"及時(shí)供貨( Just in Time, JIT )。
八、詢(xún)價(jià)項目的“包裝”要求
包裝方式在供應商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶(hù)訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒(méi)有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會(huì )以其標準的包裝方式來(lái)進(jìn)行估價(jià)。有時(shí)也不會(huì )在報價(jià)單上詳細注明其標準的包裝方式，此時(shí)采購如果不去察覺(jué)，日后再追加包裝要求，不僅時(shí)間被拖延，對于比價(jià)的作業(yè)也會(huì )造成不利的影響。此外，供應商在了解買(mǎi)方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標準包裝，或以拼貨拼柜的方式來(lái)降低出貨成本。
九、“運送地點(diǎn)”與“交貨方式”
運送地點(diǎn)的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò )電話(huà)與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買(mǎi)賣(mài)的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計算。如果要求賣(mài)方來(lái)以CIF報價(jià)，無(wú)論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣(mài)方來(lái)負擔。隨運送距離的遠近會(huì )有不同的計費方式，除非買(mǎi)方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價(jià)，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。
十、詢(xún)價(jià)項目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求
在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時(shí)，供應商一般都會(huì )提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求，例如要求延長(cháng)保證期限，或改變售后服務(wù)的內容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。
十一、供應商的“報價(jià)到期日”
為了方便采購比價(jià)作業(yè)的時(shí)程，報價(jià)的到期日應該讓供應商有所了解，對于較復雜的產(chǎn)品，應該給予供應商足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行估價(jià)。
十二、“保密協(xié)定”的簽署文件
在一些新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的詢(xún)價(jià)上，由于牽涉到業(yè)務(wù)機密的緣故，在對外詢(xún)價(jià)時(shí)為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會(huì )進(jìn)一步讓供應商簽署一份“保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產(chǎn)品計劃的名稱(chēng)、采購數量預測、詢(xún)價(jià)的技術(shù)要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。
十三、“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò )電話(huà)
將“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò )電話(huà)告訴供應商，并不是要主動(dòng)暗示供應商有什么暗盤(pán)的需要，那時(shí)因為如果采購的項目復雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò )電話(huà)以供其咨詢(xún)，以澄清規格要求上的問(wèn)題。
聯(lián)絡(luò )電話(huà)號碼以公司的電話(huà)為宜，盡量避免給予采購人員或技術(shù)人員家里或私人的電話(huà)號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進(jìn)步，行動(dòng)電話(huà)、e-mail的使用變得愈來(lái)愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯(lián)絡(luò )的情況下，采購的品德操守也是應該時(shí)時(shí)自我警惕注意的。
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